دفاتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط شهروندان و حاکمیت کشوراند و وابسته به قوه قضائیه بوده و از مهمترین وظایف دفاتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت رسمی اسناد می باشد.

هدف این مرکز تامین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی کشور می باشد که در نتیجه از وقوع دعاوی مربوط به اسناد و کاهش مراجعات مردم به محاکم قضایی جلوگیری می کند.

اهمیت خدمات دفاتر اسناد رسمی

مهمترین اهمیتی که خدمات دفاتر اسناد رسمی در کشور دارد تثبیت مالکیت اشخاص بر اموال و دارایی ها و رسمیت دادن به عقود و تعهدات و تضمین برخی درآمدهای دولت است.

با توجه به اینکه بخشی از امور حاکمیتی مانند ثبت نقل و انتقالات و تعهدات اشخاص توسط قوه قضاییه به دفاتر اسناد رسمی واگذار شده این امر موجب اجرای دقیق تر و تخصصی تر قوانین ثبتی در کشور شده است.

و با بالا رفتن دقت در تنظیم اسناد،موجب کاهش مسئولیت قوه قضاییه و در نتیجه بهبود عملکرد این قوه و کاهش شکایات و دعاوی علیه حاکمیت در ارتباط با خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد و ثبت‌ نقل و انتقالات و بالا بردن اعتبار قراردادها در روابط حقوقی مردم شده است.

حوزه وظایف دفاتر اسناد رسمی

۱–ثبت اسناد مطابق مقررات قانونی

۲–ارائه مواد مصدق از اسناد ثبت شده

۳–تصدیق صحت امضاء،قبول و حفظ اسناد امانتی

۴–ثبت معاملات شرطی و رهنی در قالب های متعدد

۵–ثبت معاملات اموال منقول

۶–ثبت معاملات اموال غیر منقول

۷–ثبت وصیت در قالبهای عهدی و تملیکی

۸–ثبت اقرارنامه در قالب های متعدد

۹–ثبت وکالت در قالب های متعدد

۱۰–گواهی امضاء در قالب های متعدد بجز اسناد مالی و معاملاتی

۱۱–تصدیق کپی اسناد و اوراق مراجعین

۱۲–دریافت قبوض سپرده مستاجرین در قالب بند ۵۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی

۱۳–صدور گواهی عدم انجام معامله بند ۸۹ مجموعه بخشنامه های ثبتی

۱۴–ثبت رضایت نامه

۱۵–ثبت تعهد نامه

۱۶–ثبت اجاره نامه

۱۷–ثبت معاملات مربوط به سرقفلی

۱۸–ثبت وقف نامه و اسناد موقوفه

۱۹–ثبت اسناد ضمانت نامه

۲۰–صدور اجرائیه

۲۱–ثبت نکاح و طلاق

وظایف دفاتر اسناد رسمی در قبال تنظیم سند

۱–احراز هویت معامله کنندگان

۲– احراز اهلیت معامله کنندگان

۳– احراز اصالت و اعتبار مستندات سند

۴– احراز انجام مقررات قانونی و نبودن منع قانونی برای تنظیم سند

۵– دریافت حق التحریر،حق الثبت و سایر حقوق دولتی

۶– تنظیم اوراق سند و تایید آن توسط معامله کنندگان

۷– ثبت سند در دفتر سردفتر و تصدیق مطابقت سند و ثبت دفتر توسط معامله کنندگان

۸– تایید صحت ثبت و هویت معامله کنندگان با امضای سردفتر ذیل ثبت دفتر و حاشیه سند

۹–امضای دفتریار و مهر دفترخانه ذیل ثبت دفتر و در حاشیه سند

وظایف دفاتر اسناد رسمی در رابطه با اسناد مالکیت تعارض

مالکیت معارض یعنی برای یک ملک، دو مالک با دو سند مالکیت وجود داشته باشد.صاحبان اسناد مالکیت معارض باید بعد از اطلاع از موضوع تعارض برای تعیین تکلیف به اداره ثبت محلی که ملک در حوزه آن واقع است، مراجعه کنند و وضعیت موجود را به اطلاع اداره ثبت رسانده و رسیدگی به موضوع و رفع این اشتباه ثبتی را تقاضا کنند.

ادارات ثبت مکلف است به محض اطلاع از صدور اسناد مالکیت معارض ، اعم از اینکه اعتراض نسبت به اصل یا حدود یا حقوق ارتفاقی باشد، فوراً مطابق مقررات به موضوع رسیدگی نماید و مشخصات سند معارض و سند مقدم را به دفاتر اسناد رسمی حوزه خود اطلاع دهد.

اداره ثبت موظف به ارسال گزارش به هیات نظارت می باشد و چنانچه هیات نظارت وقوع تعارض را محرز بداند مراتب کتبا توسط اداره ثبت به دارنده ابلاغ می شود تا اقدامات قانونی را به عمل آورد .

دفاتر اسناد رسمی پس از اطلاع از صدور سند مالکیت معارض حق ندارند معاملات مربوط به آن سند را ثبت نمایند در صورت تخلف و ثبت این قبیل معاملات به انفصال از شغل سردفتری محکوم خواهند شد.